Actualités de la profession

09/07/2024

Le système KAIROS de France Travail est un outil essentiel pour les organismes de formation souhaitant optimiser la gestion des parcours des demandeurs d’emploi. Ce guide complet vous explique les fonctionnalités de KAIROS et comment l'utiliser efficacement pour simplifier les démarches administratives, suivre l'assiduité et gérer les inscriptions.

Le système KAIROS de France Travail est un outil puissant conçu pour faciliter les échanges d’informations entre les organismes de formation et France Travail. En simplifiant les démarches administratives et en optimisant la gestion des parcours de formation des demandeurs d’emploi, KAIROS permet de gagner un temps précieux et d’améliorer l’efficacité des processus de formation. Cet article vous guide à travers les principales fonctionnalités de KAIROS et vous explique comment en tirer le meilleur parti.

Obligations légales et conformité

Les organismes de formation ont des obligations légales strictes à respecter pour assurer une gestion transparente et efficace des formations financées par des fonds publics. Selon l’article L6121-5 et le décret n°2019-1386, les organismes doivent informer les services publics de l’emploi des sessions de formation et des inscriptions des demandeurs d’emploi, ainsi que des entrées et sorties de formation. Ces informations doivent être transmises sous forme dématérialisée via le système KAIROS, dans un délai de trois jours.

Présentation de KAIROS

KAIROS est conçu pour simplifier et fluidifier les échanges d’informations relatives aux parcours de formation des demandeurs d’emploi. Il permet aux organismes de formation de créer des sessions de formation, de gérer les inscriptions et de suivre l’assiduité des stagiaires. Les principaux acteurs impliqués dans KAIROS incluent France Travail, les organismes de formation, les conseillers France Travail, Cap Emploi, Missions locales, et les demandeurs d’emploi.

Processus d’adhésion à KAIROS

L’adhésion à KAIROS se déroule en trois étapes :

  1. Création d’un compte sur le portail de France Travail à partir du SIRET de l’organisme de formation.
  2. Traitement du conventionnement via la plateforme KAIROS, incluant la saisie des références qualité.
  3. Acceptation du conventionnement et gestion des comptes utilisateurs via GID Partenaire.

Utilisation de KAIROS pour la gestion des formations

Une fois l’adhésion complétée, les organismes peuvent utiliser KAIROS pour créer des sessions de formation et saisir les informations nécessaires (dates, lieux, nombre de places, etc.). Les prescripteurs France Travail, Cap emploi et Missions locales peuvent alors inscrire les demandeurs d’emploi sur ces sessions. KAIROS permet également de suivre les inscriptions et de modifier les statuts des candidats (retenu, à valider, inscrit).

Suivi et gestion de l’assiduité

La saisie des présences et des absences dans KAIROS est essentielle pour le suivi de l’assiduité des stagiaires. Cette saisie doit être réalisée au fil de l’eau et au plus tard le 25 de chaque mois pour garantir le paiement des rémunérations des stagiaires. Les organismes doivent également enregistrer les interruptions de formation supérieures à 15 jours, car ces périodes ont des répercussions sur l’indemnisation des demandeurs d’emploi.

Bonnes pratiques et astuces

Pour une utilisation optimale de KAIROS, il est recommandé de :

  • Utiliser le navigateur Chrome pour une meilleure efficacité.
  • Saisir les modalités de recrutement dès la validation de l’action par le CARIF OREF.
  • Ne jamais laisser le prescripteur sans modalité de recrutement ouverte tant que le recrutement est actif.
  • En cas de difficultés, contacter la hotline KAIROS ou consulter les guides et FAQ disponibles sur le portail France Travail.

Conclusion

KAIROS est un outil indispensable pour les organismes de formation souhaitant gérer efficacement les parcours des demandeurs d’emploi. En respectant les obligations légales et en suivant les bonnes pratiques, les organismes peuvent tirer pleinement parti de KAIROS et optimiser leurs processus administratifs. Avec l’évolution continue de KAIROS, de nouvelles fonctionnalités et améliorations sont à prévoir, offrant encore plus de possibilités pour une gestion simplifiée et efficace des formations.

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