Compte rendu Atelier “Processus de Certification Qualiopi” du 2 juin – SYCFI Auvergne Rhône Alpes

C-R Atelier SYCFI AURA du 02/06/2020

Certification QUALIOPI

Processus d’audit

ORATEURS :

Yousoof C. Harry : Animateur et auditeur certifié

Henry Lacroix : Président de séance et délégué régional

Nadia Aidoud : Référente Hotline tchat et Communicante

Jean-Christian Bourion : Observateur et auditeur certifié

REDACTEUR : Jean Luc Ginalhac : Formateur santé sécurité Environnement

Dans le cadre de la régulation du système de formation par la qualité (en autre pour une meilleure lisibilité de l’offre de formation), les modalités sont en transition depuis le cadre juridique de 2014 vers la seconde loi avenir professionnel de septembre 2018 ; où d’un système déclaratif, on s’achemine vers un système d’audit.

La professionnalité est reconnue par l’environnement professionnel et notamment par une entité extérieure (tierce partie). Le législateur met en œuvre des instances de contrôle pour s’assurer que les prestataires concourent au développement des compétences via leurs actions (y compris celle permettant de faire valider les acquis de l’expérience, celle de l’apprentissage et les bilans de compétences).

Notons que ce processus de management est déjà effectif dans le secteur industriel depuis la publication des normes ISO 9000, il y a une trentaine d’années.

La notion de certification professionnelle s’est progressivement structurée dans les années 1990 selon une démarche volontaire. Le Conseil National de l’Emploi, de la Formation et de l’Orientation Professionnelle (CNEFOP) référence déjà une liste de certifications et labels qualité comme satisfaisants au Décret de juin 2015 (inscription pour 3 ans et parfois accrédité). Le Sycfi a également développé son propre Label, QualiPro CFI sur le modèle des pairs certifiants.

Le référentiel unique adopté pour les différents types de prestations, finançables sur fonds publics ou sur fonds mutualisés, s’appuie sur 22 indicateurs socles et 10 indicateurs spécifiques. Pour mémoire, sept critères ont été établis, inspirés des six précédents (Datadock), auquel s’ajoute l’inscription du prestataire dans son champ

socio-économique et sa capacité à nouer des alliances avec des acteurs territoriaux.

Les modalités de certification « Qualiopi » (en particulier la durée de l’audit) sont encadrés par la loi selon que l’organisme est déjà certifié ou non, en fonction de la catégorie d’audit (initial, de surveillance ou de renouvellement), la taille de l’organisme en terme de Chiffre d’Affaires. Le cycle de certification dure 3 ans dès la signature du contrat jusqu’à la décision de renouvellement avant la fin de validité du certificat de l’audit.

A l’issue de la loi de septembre 2018, le ministère du Travail diffuse actuellement la liste des organismes certificateurs accrédités ou autorisés par le Comité Français d’Accréditation.

L’audit de terrain consiste principalement à une revue d’un échantillon représentatif des documents et enregistrements pour vérifier la conformité aux indicateurs concernés.

A ce propos le Ministère du Travail édite un guide Référentiel National Qualité (RNQ) mentionnant le niveau attendu du prestataire et les éléments de preuve pour chaque indicateur.

Il apparaît ainsi que l’organisme de formation doit se doter d’un système documentaire en terme de traçabilité que l’on peut assimiler à un manuel qualité (se référant à un mixte d'obligation de qualité de service et d'obligation de management par la qualité).

Citons quelques exemples de preuves tangibles : visites commerciales avec un processus entrée et sortie (compte-rendu du traitement oral archivé), formulaire de réclamation clients (traitement des non-conformités en parallèle du taux de satisfaction), documents afférents à la participation à des événements professionnels ou à l’adhésion à des réseaux professionnels, fiches de synthèse,  ressources pédagogiques mises à disposition des bénéficiaires, évolutions apportées au contenu des prestations proposées.

Les cas de non-conformités majeures doivent faire l’objet d’actions correctives dans un délai de 3 mois. Les non-conformités dites mineures seront traités par un plan d’actions à mettre en œuvre dans un délai de 6 mois.

Un audit de surveillance, pouvant être réalisé à distance, s’effectue à la moitié du cycle entre l’audit initial et celui de renouvellement pour installer les conditions d’une démarche continue de progrès.