Le GIE a réalisé ses 1ers contrôles. Voici donc un retour d’un prestataire qui a été contrôlé, et ses recommandations.

Des informations utiles pour rester serein : une formalisation nécessaire

Lorsque vous avez complété votre dossier sur Datadock, vous avez pris un certain nombre d’engagements.

Extrait d’un courrier reçu et transmis par Sylvie Protassieff

Des documents à fournir

[…] ces documents nous ayant été réclamés lors de l’audit (et pouvant vous
être réclamés si vous faites l’objet d’un contrôle l). Je fais référence,
notamment aux documents suivants :

En amont de votre prestation
:

  • L’auto-évaluation préalable des besoins et attentes des futurs stagiaires. Ce questionnaire ne remplace en aucun cas l’échange téléphonique préalable que vous devez mettre en place avec le commanditaire dans le cadre des formations intra. Bien mieux, il le complète.
  • Le déroulé pédagogique, séquencé par demi-journées, construit à partir des objectifs et du programme de la formation
  • L’évaluation des acquis, (chaque objectif de la formation devant être évalué par une série de questions, et non pas une évaluation globale)*
  • A minima, un exercice pédagogique parmi ceux que vous utilisez durant votre formation (en cela, je m’efforce de concilier l’exigence officielle et le respect de vos droits d’auteur).
  • Et bien entendu, votre contrat de prestation dûment signé (contrat que nous devons absolument posséder avant la date de votre mission).

* A titre d’exemple : lors du contrôle des évaluations des acquis sur une
action, l’une des auditrices a fait remarquer que le formateur avait coché «
totalement acquis » au bas de l’objectif évalué, alors que le participant avait
omis de répondre à l’une des questions. Ce qui s’est traduit par un constat
d’écart…

Une fois la formation
effectuée :

  • Le
    compte-rendu détaillé de la formation (l’envoi de l’émargement et des appréciations
    restant inchangés). A propos de ce document, je vous rappelle qu’il n’est pas
    destiné au client dans sa présentation initiale, et c’est pourquoi il vous est
    transmis par mail en pJ, tout comme votre contrat de prestation.
  • L’évaluation
    des acquis, annotée du niveau d’acquisition, objectif par objectif. (et nuancée
    selon les réponses des participants)

Ces documents vont désormais faire partie intégrante du « pack pédagogique »

EXTRAIT DU SITE DU DATADOCK

Source : https://www.data-dock.fr/?q=node/167

Le contrôle qualité se met en place
En 2018, des contrôles seront conduits en commun, dans le cadre d’une première étape d’expérimentation menée par une partie des financeurs membres de Datadock, afin de s’assurer de la conformité des pratiques des organismes de formation aux obligations du décret du 30 juin 2015, attestées par les déclarations effectuées dans le Datadock.

L’objectif de cette expérimentation ?
Tester la démarche de contrôle mutualisé en vue de sa généralisation. Pour l’ensemble des financeurs ayant délégué leurs opérations de contrôle au GIE, mais aussi pour les organismes de formation, l’intérêt de la mise en commun des moyens et des contrôles est de permettre de gagner en cohérence et en efficacité.

Quelle est la démarche adoptée ?
Le GIE s’est accordé sur le principe de contrôler en priorité les organismes qui bénéficient le plus des financements ou des organismes sélectionnés de manière aléatoire ou encore des organismes faisant l’objet de situations de suivi particulières. Ainsi, 800 organismes de formation seront contrôlés sur site au cours de l’année 2018.
Les contrôles seront réalisés par des prestataires externes sélectionnés sur appel d’offres et par les financeurs eux-mêmes. Les contrôles respecteront un cahier des charges précis et partagé par l’ensemble des opérateurs, ce qui garantira la transparence de la démarche et la lisibilité des données. La mise en place du contrôle par les financeurs de la formation au travers du GIE constitue une étape supplémentaire pour contribuer à rendre le système plus performant, clair et lisible, au bénéfice de tous les acteurs.

Qu’en pensez-vous ? Avez vous été contrôlé ? Sur quoi et comment ?